Was ist denn eine virtuelle Assistenz? Schon Mal gehört?

Ein Virtueller Assistent ist eine ganz nützliche Hilfe. Die praktischen Helfer übernehmen lästige Alltagstätigkeiten. Im Falle des Arbeitsschutzes sprechen wir von Business-Tätigkeiten, für welche oft die Zeit fehlt. Doch was genau macht eine virtuelle Assistenz im Arbeitsschutz?

Die virtuelle Assistenz ohne festen Arbeitsplatz

Im Gegensatz zu einem Sekretär oder einer Referentin ist die virtuelle Assistenz nicht physisch vor Ort. Das ist auch nicht notwendig, denn es gibt im Arbeitsschutz viele Tätigkeiten, die nicht im Betrieb durchgeführt werden müssen. Ein Großteil der Sifa-Arbeit findet am Schreibtisch vor dem Bildschirm statt.

Die Vielzahl an Vorschriften bringt eine ausgedehnte Recherchetätigkeit mit sich. Zu einer Anfrage kann eine sicherheitstechnische Stellungnahme erforderlich werden, vielleicht gilt es auch rauszufinden, wie hoch der eine oder andere Grenzwert ist.  Ist ein neues Hilfsmittel erforderlich und den Chef interessieren die Bewertungen im Netz? Gibt es Anfragen von Führungskräften oder Mitarbeitern, die auch ohne direkten Besuch am Arbeitsplatz beantwortet werden können?

Es sind all die kleinen Zeitfresser, die eine virtuelle Assistenz abnehmen kann. So manch eine Aufgabe kann die Fachkraft für Arbeitssicherheit vor Ort entlasten, oder die zusätzliche Anreise der externen Sifa ersparen. Es gibt viel zu tun, aber eine ganze Stelle kann nicht besetzt werden. Es gibt so wenig Bürofläche, da ist das Auslagern hervorragend geeignet.

Welche Vorteile bietet ein Safety-Assistent?

Es gibt einen wiederkehrenden Kampf, den die Sicherheitsfachkräfte mit Führungskräften und Personalvertretungen führen. Der Spagat zwischen beratendem Auftrag und Linientätigkeiten, die eigentlich vom Chef selbst erledigt werden müssen.

„Nein, wir sind nur beratend tätig! Die Unterweisung musst du selbst organisieren!“

Der Beratungsauftrag der Fachkraft für Arbeitssicherheit, wie die Sifa liebevoll genannt wird, ist im Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) und in der DGUV V2 geregelt. Die praktische Organisation der Arbeitgeberpflichten gehört nicht dazu.

Dabei sind es genau die kleinen Tätigkeiten, die aus Zeitgründen oft auf der Strecke bleiben. Aber das übernimmt ab jetzt der virtuelle Assistent.

Wer ergänzt die rechtlichen Grundlagen in einem Mängelprotokoll? Wer recherchiert die genauen Vorgaben? Die Fasi vor Ort kann schließlich nicht jede Zahl im Kopf haben. Der virtuelle Assistent findet es heraus!

Doch damit nicht genug: Geht es darum, in einem größeren Betrieb die arbeitsschutzrelevanten Dokumente auf Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen? Ist die Gefährdungsbeurteilung vollständig?

Haben alle Abteilungsleiter die Unterweisungsdokumentation erledigt? Hat jeder Mitarbeiter teilgenommen? Welche Themen könnten noch notwendig sein? Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einer Einweisung und einer Unterweisung? Ach, ich frag mal schnell meinen Safety Assist! Es ist so praktisch, wenn der Assistent selbst ein Arbeitsschützer ist.

Die virtuelle Assistenz erledigt nützliche Dinge, spart dem Unternehmer nebenbei viel Geld und blockiert keinen ganzen Büroplatz. Das Aufgabenspektrum ist sehr vielfältig und kann sehr kreativ vereinbart werden.

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